Concepto
Agustín
Reyes Ponce[1]
"La administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo
social."
José Antonio
Fernández Arenas[2]
"Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de un mecanismo de operación y a
través del esfuerzo humano."
Heinz Weihrich y Harold Koontz[3]
"La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos".
George R.
Terry[4]
"La administración es un proceso muy particular consistente en las actividades
de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos
señalados con el uso de seres humanos y otros recursos."
Sobre la
base de los conceptos establecidos por los autores, podemos concluir que:
La
administración es un proceso para lograr eficientemente los objetivos de la organización, a través de coordinar todos los recursos y con la
colaboración del factor humano.
La
administración se basa en las siguientes características, según Reyes Ponce[5]y
Hugo Rojas y Aguilar[6]
Su
universalidad.
La
administración se da en todo tipo de organizaciones, llámese Estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.
Su
especificidad.
La
administración tiene características propias que son inconfundibles con otras ciencias, aunque se auxilie de ellas.
Su unidad
temporal.
En la
administración, siempre se están dando todas o algunas partes del proceso administrativo.
Su unidad
jerárquica.
Valor
instrumental.
La
administración es un medio para llegar a un fin, ya que su finalidad es
eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados
determinados.
Flexibilidad.
La
administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.
Amplitud de
Ejercicio.
Esta se aplica
en todos los niveles jerárquicos de una organización.
De acuerdo
con Agustín reyes Ponce[7]y Joaquín Rodríguez Valencia[8]la importancia de la
administración se basa en los siguientes puntos:
La
administración se da donde quiera que exista una organización.
Para las
empresas pequeñas y medianas, la manera más indicada de competir con otras es
el mejoramiento de su administración, dicho en otras palabras, tener una mejor coordinación de sus recursos incluyendo al humano.
Para las
organizaciones que están en vías de desarrollo, el principal elemento para desarrollar su productividad y
su competitividad con otras es mejorar la calidad en su administración.
La
Enciclopedia Salvat[9]nos dice que un principio es:
"Cualquiera
de las primeras proposiciones o verdades por donde se empieza a estudiar, y son
los rudimentos y como fundamentos de ellas."
Por lo
tanto, podemos decir que los principios de administración son:
Verdades
primordiales que sirven como una guía para resolver los problemas dentro de la
organización.
En el año de
1911, Frederick W. Taylor publicó su obra "The principles of Sicentific Management.", y
establece cuatro principios básicos de la administración científica que son los
siguientes:
En el cual
se evita que el trabajador improvise su trabajo
Principio de
Preparación.
En este
punto se logra que el empleado obtenga una capacitación para desarrollar mejor su trabajo y por consiguiente, mejore su productividad.
Principio de
Control.
Se supervisa
al trabajador para que realice adecuadamente su trabajo
Principio de
Ejecución.
Taylor
empezó a crear los principios de acuerdo a las observaciones hechas en aquella
época, pensando en obtener la mejor productividad sobre la base de tiempos y
movimientos.
En Francia, Henri Fayol publicó su libro llamado "Administration Industrielle et Genérale" en el año de
1916, donde aparecen por primera vez los principios de la administración, que son los siguientes:
División del
trabajo.
Este
principio se refiere a la manera de especializar las funciones de los miembros de la organización
Autoridad y
responsabilidad.
Fayol
considera relacionadas la autoridad y la responsabilidad, señalando que no se
puede dar una sin la otra y viceversa.
Disciplina.
Los miembros
de la organización se deben apegar a las reglas establecidas.
Unidad de mando.
Significa
que cada empleado debe recibir ordenes solo de un jefe.
Los
objetivos y los planes de la organización deben de ser guiados y coordinados
por un solo jefe.
Este punto
nos dice que los intereses de la organización deben de ser cumplidos
satisfactoriamente antes de los intereses personales.
Los miembros
de la organización deben de recibir un pago justo de acuerdo a las labores que
realicen dentro de ésta.
Centralización.
La autoridad
debe estar concentrada o dispersa en la organización, de acuerdo a las
circunstancias propias que determinen los mejores resultados finales a la
misma.
Línea de
autoridad.
Los miembros
de cada organización están regidos por una cadena que empieza por el escalón
más alto hasta el más bajo.
Orden
Este punto
para la organización, se puede definir como "cada cosa en su lugar y un
lugar para cada cosa"
Equidad.
Las personas
que ejerzan la administración deben tener la lealtad y devoción del personal
que labora dentro de la organización, por medio de justicia y cortesía en el trato.
Este
principio nos muestra que la constante rotación de personal es un signo de una
mala administración, por consiguiente, hay que evitarlo.
Iniciativa.
Este punto
nos invita a crear y ejecutar un plan y a su vez, nos dice que debemos fomentar y promover la creatividad dentro de los trabajadores de la organización.
Espíritu de
equipo.
Este
principio nos muestra la importancia de crear grupos de trabajo para mejorar el
ambiente de trabajo que nos ayude a aumentar la productividad y haya
una mayor participación de los empleados.
Henri Fayol,
creó los principios en base a la observación, conceptos e ideas ya hechas, logrando establecerlos hasta
nuestros días.
Lourdes
Münch Galindo[10]
"Un
proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad."
"El
conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que sé interrelacionan y forman un proceso
integral."
Agustín
Reyes Ponce[11]
"Todo proceso administrativo, es de suyo único, forma un continuo inseparable en
el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente
unidos con los demás, y que, además, se dan de suyo simultáneamente."
El proceso
administrativo en su concepto más sencillo es "la administración en acción"[12]. La administración comprende varias funciones o etapas
necesarias de conocer para aplicarlas a cualquier estructura, al conjunto de las etapas se conoce con el nombre de
proceso administrativo. La separación de elementos se emplea con fines
metodológicos y analíticos, ya que las etapas están interrelacionadas y se dan
como un proceso integral.
Llegamos a
la conclusión, que un proceso es:
El conjunto
de etapas o pasos primordiales para la realización de cualquier tarea
administrativa.
Lyndall
Urwick[13]hace una separación fundamental en el proceso administrativo,
llamándolas, fase mecánica y fase dinámica.
Esta es la
parte teórica de la administración o sea la parte estructural de la misma y
tiene una proyección hacia el futuro.
Fase
dinámica.
Se refiere a
la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar
como se han realizado dentro de la organización.
El siguiente
paso es identificar, dentro de cada fase, los elementos o sectores que le corresponden
a cada una de ellas.
Henri
Fayol[14]nos dice que los elementos de la administración son las etapas o pasos
principales a través de los cuales se realiza el proceso administrativo.
Dentro de la
administración, los principales exponentes cuentan con diferentes criterios en
los elementos o factores que integran el proceso administrativo; entre los
cuales, encontramos a Henri Fayol, Lyndall Urwick, Koontz y O´Donnell, George
R. Terry, Agustín Reyes Ponce, José Antonio Fernández Arena e Isaac Guzmán Valdivia.(Cuadro
1)
Elementos O
Factores Del Proceso Administrativo*
(CUADRO 1)
|
AUTOR
|
AÑO
|
ELEMENTOS
O FACTORES
|
||||
|
HENRY
FAYOL
|
1886
|
previsión
|
organización
|
comando
coordinación
|
control
|
|
|
LYNDALL
URWICK
|
1943
|
previsión
planeación
|
organización
|
comando
coordinación
|
control
|
|
|
KOONTZ Y
O´DONNELL
|
1955
|
planeación
|
organización
|
integración
|
dirección
|
control
|
|
GEORGE R.
TERRY
|
1956
|
planeación
|
organización
|
ejecución
|
control
|
|
|
AGUSTIN
REYES PONCE
|
1960
|
previsión
planeación
|
organización
|
integración
|
dirección
|
control
|
|
ISAAC
GUZMAN V.
|
1961
|
planeación
|
organización
|
integración
|
dirección
|
control
|
|
J, ANTONIO
FERNANDEZ A.
|
1965
|
planeación
|
control
|
|||
La mayoría
de las organizaciones manejan un proceso administrativo de cuatro elementos, ya
que son los más difundidos y aceptados en casi todo el mundo de la
administración. Para la administración en México, su principal exponente es
Agustín Reyes Ponce, el cual propone seis elementos del proceso administrativo,
en base en lo propuesto por Terry y Koontz y O´Donnell, donde sólo descompone
la planeación en dos partes y explica detalladamente los pasos a seguir dentro
de la administración sin ser demasiado práctico o exagerado en los factores, y
por lo tanto, nos basaremos en ellos. (cuadro 2)
Proceso
Administrativo [15]
|
FASES
|
ELEMENTOS
|
ETAPAS
|
|
1.
Previsión
|
Objetivos
Investigaciones
Cursos
Alternativos
|
|
|
A.
Mecánica
|
2.
Planeación
|
Políticas
Procedimientos
|
|
3.
Organización
|
Funciones
Jerarquías
Obligaciones
|
|
|
4.
Integración
|
Selección
Introducción
Desarrollo
Integración
de las cosas
|
|
|
B.
Dinámica
|
5.
Dirección
|
Autoridad
Comunicación
Supervisión
|
|
6. Control
|
Su
establecimiento
Su
operación
Su
interpretación
|
Agustín
Reyes Ponce considera como el primer paso fundamental de su proceso la división
hecha por Lyndall Urwick, que es la fase mecánica y la fase dinámica, después,
relaciona los elementos con preguntas asignadas en cada una y que son
respondidas al momento de su aplicación:
Previsión:
responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse?
Planeación:
responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?
Organización:
responde a la pregunta ¿Cómo se va a hacer?
Integración:
responde a la pregunta ¿Con qué se va a hacer?
Dirección:
responde al problema ver que se haga correctamente.
Control:
responde a la pregunta ¿Cómo se ha realizado?
Los
elementos de la fase mecánica son:
PREVISIÓN.
Consiste en
la determinación de lo que se desea lograr por medio de una organización, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras que
habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.
Se comprende
de tres etapas:
Objetivos.
Fijar los
fines.
Investigaciones.
Cursos
Alternativos.
Se refiere a
la adaptación general de los medios, a los fines destinados, para observar cuantas diferentes probabilidades
de acción existen.
PLANEACIÓN.
La
planeación consiste a la determinación del camino concreto de acción que habrá que seguir, fijando los principios que
lo habrán de presidir y orientar, la secuela de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos,
unidades, etc. Necesarias para su realización.
La
planeación comprende tres etapas:
Políticas.
Vías para
orientar la acción.
Procedimientos.
Programas.
Fijación de
tiempos requeridos. En este punto, también comprende presupuestos, que se define como programas en que se precisan unidades, costos, etc. Y diferentes pronósticos que se definen como visiones futuras.
ORGANIZACIÓN.
Se refiere a
la estructuración técnica de las relaciones, que deben darse entre las
jerarquías, funciones y obligaciones individuales imprescindibles en un organismo social para
mejorar la eficiencia.
Consiste en
tres etapas:
Jerarquías.
Establecer
la autoridad y responsabilidad que le corresponden a cada nivel.
Funciones.
La
determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas,
necesarias para lograr el fin común.
Obligaciones.
Los
elementos de la fase dinámica son:
INTEGRACIÓN.
Consiste en
los procedimientos para dotar a la organización de todos aquellos recursos que
la fase mecánica señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento,
escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo.
Selección.
Técnicas
para encontrar y escoger los elementos necesarios.
Introducción.
La mejor
manera para lograr que los nuevos elementos se unan lo mejor y lo más
rápidamente posible dentro de la organización.
Desarrollo.
Todo miembro
de cada organización busca y necesita progresar y mejorar.
DIRECCIÓN.
Es impulsar,
coordinar y vigilar las acciones de cada persona y grupo de una organización, con el fin de que el conjunto de todas ellas
realice del modo más eficaz los planes señalados.
La dirección
comprende tres etapas:
Mando o
autoridad.
Se estudia
cómo delegarla y cómo ejércela.
Comunicación.
Es el
proceso por el cual se transmite y recibe información, siendo este el sistema nervioso, llevando al centro director todos los elementos que deben
conocerse, y de éste, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acción, debidamente coordinadas.
Supervisión.
La ultima función de la dirección es ver si las cosas se están haciendo tal y
como se habían planeado y mandado.
CONTROL.
Consiste en
el establecimiento de sistemas o métodos que nos permitan medir los resultados actuales y
pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo
que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Comprende
tres etapas:
Establecimiento
de normas.
Porque sin
ellas no es posible hacer la comparación.
Operación de
controles.
Ésta suele
ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.
Interpretación
de resultados.
Esta es la
función que vuelve a constituir un medio de planeación.
José Antonio
Fernández Arena [16]
"Es la
unidad productiva o de servicios; constituida según aspectos prácticos o legales, integrada
por recursos; y apoyada en la administración para lograr sus objetivos."
Lourdes
Münch Galindo [17]
"Grupo
social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad."
Podemos
concluir de la siguiente manera:
La empresa es un conjunto de miembros encaminados a satisfacer las
necesidades de una comunidad por medio de un servicio o un bien, a través de la administración y la integración de
los recursos.
Diferencia
entre una empresa privada y una pública.
De acuerdo
con Lourdes Münch Galindo[18]y Agustín Reyes Ponce[19]las empresas se dividen
en dos clases, públicas y privadas.
La empresa
privada.
En esta
empresa el capital pertenece a un grupo de inversionistas, que tiene como fin
la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de alguna
necesidad
La empresa
pública.
En este tipo
de empresas el capital pertenece al Estado, y su finalidad es satisfacer
necesidades de carácter social, pudiendo o no obtener un beneficio económico.
En la
actualidad hay diferentes criterios de clasificación de la empresa, a continuación presentaremos dos tipos de ellas basados en
Lourdes Münch Galindo[20]ya que ninguna es exacta porque varían de acuerdo a
las características propias de cada empresa.
Actividad o
giro.
Las empresas
pueden ordenarse de acuerdo a la actividad que desarrollen, y se clasifican en:
Industriales.
La principal
actividad de este giro es la producción de bienes a través de la transformación y/o extracción de
materias primas. Las industrias tienen la siguiente clasificación.
Extractivas.
Son aquellas
que se dedican a la explotación de recursos naturales, renovables o no, entendiéndose por recursos naturales todas
las cosas de la naturaleza que son necesarias para la subsistencia del ser humano.
Manufactureras.
Agropecuarias.
Comerciales.
Estas
empresas están dedicadas a la compra-venta de productos terminados, considerándose como intermediarios entre el
productor y el consumidor. Estas se clasifican en:
Mayoristas.
Cuando
efectúan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas), que a su vez distribuyen el producto al
consumidor directamente.
Minoristas o
detallistas.
Las empresas
que venden productos al "menudeo", o en pequeñas cantidades, al
consumidor.
Comisionistas.
Se dedican a
vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por
esta función una comisión.
Servicio.
Son empresas
que brindan un servicio a la comunidad y tienen fines lucrativos. Se clasifican
en:
Transporte.
Turismo.
Instituciones
financieras.
Servicios
profesionales.
Diversos
servicios contables, jurídicos, administrativos.
Promoción y
ventas.
Educación.
Servicios
médicos.
Servicios de
esparcimiento.
Magnitud de
la empresa.
De acuerdo
al Diario Oficial de la Federación publicado el día 30 de marzo de 1999, se
clasifica de la siguiente manera:
|
|
SECTOR
|
||
|
TAMAÑO
|
CLASIFICACIÓN
POR NUMERO DE EMPLEADOS
|
||
|
|
INDUSTRIA
|
COMERCIO
|
SERVICIOS
|
|
MICRO
|
0-30
|
0-5
|
0-20
|
|
PEQUEÑA
|
31-100
|
6-20
|
21-50
|
|
MEDIANA
|
101-500
|
21-100
|
51-100
|
|
GRANDE
|
501- en
adelante
|
101- en
adelante
|
101- en
adelante
|
También en
el Diario Oficial de la Federación publicado el día 3 de diciembre de 1993
según el Programa para el Desarrollo Integral de la Industria Mediana y pequeña, clasifican a las empresas de acuerdo a
las ventas anuales obtenidas:
|
TAMAÑO DE
LA EMPRESA.
|
VENTAS
ANUALES.
|
|
MICRO
|
Hasta
900,000
|
|
PEQUEÑA
|
Hasta
9,000,000
|
|
MEDIANA
|
Hasta
20,000,000
|
|
GRANDE
|
mas de
20,000,000
|
De acuerdo a
las dimensiones de cada empresa, José Antonio Fernández Arena[21]concluye que:
Una micro
empresa es aquélla que está formada por un taller familiar o de índole
artesanal, dando un énfasis en los servicios.
Una pequeña
empresa cuenta con una iniciativa modesta y con una supervivencia frágil.
Una mediana
empresa tiene un esfuerzo más sólido, con productos o servicios diferenciados y
con un prestigio y calidad.
Una grande
empresa tiene líderes en sus campos de actividad con productos y servicios a
niveles internacionales.
Otros
criterios de clasificación.
Según
Lourdes Münch Galindo[22]existen otros criterios para clasificar a las
empresas, los más importantes se presentan a continuación:
Esta
clasificación se basa en el régimen jurídico en que se constituya una empresa,
ésta puede ser: Sociedad Anónima (S. A.), Sociedad Anónima de Capital Variable (S. A. de C. V.), Sociedad Cooperativa (S. C.), Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. R. L.), etc.
Criterio de
Nacional Financiera.
Para esta
institución, la clasificación se realiza de acuerdo a la importancia que tenga
cada empresa dentro de giro.
Criterio de
producción.
Este
criterio clasifica a las empresas de acuerdo al grado de maquinización que tenga
cada organización.
Según José
Antonio Fernández Arena[23]cada empresa crea sus propios objetivos de acuerdo a
las necesidades que cada una tenga, pero establece que hay tres categorías de
objetivos generales, estos son los objetivos de servicio, objetivos sociales y
objetivos económicos.
Objetivo de
servicio.
Alcance del
objetivo de servicio.
Las empresas
buscan satisfacer las necesidades del consumidor, por medio de su producto o
servicio.
Demandas de
los consumidores.
Las empresas
que ofrecen un producto o un servicio, y este es de mala calidad o en su
defecto, no cumple con las necesidades del cliente, tiende a fracasar al contrario de las empresas que ofrecen
un producto o servicio que cumple con las expectativas del cliente.
Demandas de
los usuarios.
De acuerdo a
las necesidades de los clientes las empresas buscan satisfacerlas, esto trae como
consecuencia que haya una mayor competitividad entre ellas, logrando ofrecer
mejores servicios y a su vez los clientes buscan la mejor satisfacción de sus
necesidades, haciéndose más exigentes en la búsqueda de las mismas.
Objetivo
social.
Este
objetivo consta de cuatro partes:
Alcance del
objetivo social.
Este
objetivo se basa en alcanzar las necesidades de la empresa, de la autoridad
oficial y de la comunidad.
Este punto
se basa en cumplir oportunamente con sus obligaciones tributarias para
contribuir con el desarrollo del país.
Demandas de
los colaboradores.
La empresa
debe buscar la satisfacción de los miembros que colaboran dentro de ella, esta
satisfacción no solo es económica sino también deben capacitar a cada uno de
sus miembros.
Demandas de
la comunidad.
Las
necesidades de la comunidad deben de ser respetadas por la empresa,
estableciendo el buen uso del territorio ocupado dentro de la misma, reduciendo
el ruido de su maquinaria, la poca emisión de gases que contaminen el medio ambiente, etc.
Objetivo
económico.
Este último,
se divide en cuatro:
Alcance del
objetivo económico.
Las empresas
buscan obtener utilidades, por medio de un servicio o producto dado al
consumidor.
Demandas de
la institución.
Las
organizaciones deben estar preparadas para cualquier situación que se les
presente.
Demandas de
los acreedores.
Los
acreedores tienen la necesidad de cobrar en el tiempo establecido por brindarnos un servicio o producto.
Demandas de
los accionistas.
Los
accionistas reciben dividendo por la inversión hecha en la organización, pero a su vez, tienen la
obligación de crear nuevas empresas.
De acuerdo
con Lourdes Münch Galindo[24]los elementos son también llamados recursos, estos
son fundamentales para llegar a los objetivos establecidos en la empresa porque
deben de contribuir adecuadamente para el funcionamiento de la organización.
Se
clasifican en:
Son todos
los bienes tangibles de la empresa, como son: edificios, terrenos, maquinaria,
equipos, herramientas, etc.
Recursos
técnicos.
Son los
instrumentos que sirven en la coordinación de los otros recursos, como lo son:
sistemas de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, etc.
Recursos
Humanos.
Este recurso
es el más importante para cualquier organización, ya que de ellos depende el
buen funcionamiento de los demás recurso y tienen la característica que pueden
ser creativos, aportar ideas, para mejorar el desarrollo de la empresa.
Recursos
Financieros.
Son los
elementos monetarios que cuenta la empresa, ya sean propios o ajenos, dentro de
los recursos financieros propios encontramos: dinero en efectivo, aportaciones de los inversionistas y las utilidades.
Mientras
que, por parte de los recursos financieros ajenos encontramos: Prestamos de
acreedores y proveedores, créditos bancarios, créditos privados, etc.
Todos los
recursos son importantes dentro de la empresa, ya que deben ser manejados
adecuadamente para lograr los objetivos propuestos desde el inicio de la misma,
esto trae como consecuencia una mejor productividad y el éxito de la empresa.
Lourdes
Münch Galindo[25]dice que las áreas funcionales son conocidas también como
áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, éstas se dividen en
cuatro principalmente: producción, finanzas, mercadotecnia y recursos humanos.
Producción.
Este
departamento es considerado uno de los más importantes dentro de la
organización, ya que se encarga de elaborar los productos por medio de
abastecer y coordinar la mano de obra, materiales, herramientas requeridas,
equipo de producción y las instalaciones.
Mercadotecnia.
La finalidad
de esta área es crear un producto o servicio a través de investigar las
necesidades del consumidor para satisfacerlas, y a su vez, brindar un buen
servicio al precio más módico para el consumidor.
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